Preguntas Frecuentes
A la hora de publicar un formulario de contacto, debe tenerse presente que solo se pueden recoger los datos estrictamente necesarios (nombre y apellidos y correo electrónico). En ningún caso, podrán recogerse datos personales como el DNI o el lugar de residencia, salvo que esté justificada su necesidad.
Antes del botón para enviar el formulario, es necesario incluir el contenido del documento Información resumida. Asimismo, es necesario descargar el documento Información detallada, y colgarlo en el mismo servidor que la web o en el OneDrive. Una vez hecho todo esto, es necesario enlazarlo a la información resumida. En ningún caso se puede enlazar directamente a los enlaces anteriores.
Es relevante destacar que la casilla que se indica en el documento Información resumida debe ser de marcación obligatoria y no puede aparecer premarcada.
Se recomienda utilizar el Forms Microsoft 365. Se puede consultar un breve documento sobre la implementación en Guía Forms Microsoft 365.
A la hora de crear un boletín de información, debe tenerse presente que solo se pueden recoger los datos estrictamente necesarios para alcanzar esta finalidad (en términos generales, el nombre y apellidos y el correo electrónico).
Además, debe proporcionarse el derecho de información relativo al tratamiento de datos personales y obtener el consentimiento de las personas interesadas. Por eso, antes del botón para enviar el formulario, es necesario incluir el contenido del documento Información resumida. Asimismo, es necesario descargar el documento Información detallada, modificarlo siguiendo las indicaciones que constan y colgarlo en el mismo servidor que la web o en OneDrive. Una vez hecho, es necesario enlazarlo a la información resumida. En ningún caso se puede enlazar directamente a los enlaces anteriores.
Los envíos del boletín de información deben realizarse siempre con copia oculta, ya que si no se puede cometer una vulneración del principio de confidencialidad.
Cabe destacar que debe proporcionarse siempre la posibilidad de darse de baja del boletín de información de una manera sencilla y en cualquier momento. Por ejemplo, indicando que se puede enviar un mensaje de correo electrónico con la palabra baja a una dirección de correo concreta.
En la organización de un acto de graduación de una enseñanza habitualmente es necesario recoger datos personales de diferentes colectivos (de los estudiantes que se gradúen y que asistan al acto, de sus acompañantes y de los profesores u otro personal de la UB que intervenga). Además, se pueden tratar diferentes tipos de datos como el nombre y apellidos, datos relativos a la enseñanza cursada, la imagen y la voz.
Con el fin de cumplir con las obligaciones principales previstas en la normativa de protección de datos (principio de minimización, principio de limitación del plazo de conservación, informar a estas personas sobre el tratamiento de sus datos personales y obtener su consentimiento cuando sea necesario, o formalizar los acuerdos correspondientes de encargo del tratamiento), puedes consultar la Nota sobre la gestión de los actos de graduación y la grabación de fotografías y vídeos.
Puedes consultar más preguntas frecuentes en el portal de la Autoridad Catalana de Protección de Datos.