Al publicar un formulario de contacto, se debe tener en cuenta que solo se pueden recopilar los datos estrictamente necesarios (nombre, apellidos y dirección de correo electrónico). En ningún caso se podrán recopilar datos personales como el DNI o el lugar de residencia, salvo que se justifique su necesidad.
Antes de clicar el botón para enviar el formulario se ha de incluir el contenido del documento Información resumida. Del mismo modo, se debe descargar el documento Información detallada y subirlo al mismo servidor que la web o al OneDrive. Una vez hecho lo anterior, se ha de enlazar a la información resumida. En ningún caso se puede enlazar directamente a los enlaces anteriores.
Es relevante destacar que la casilla que se indica en el documento Información resumida ha de ser de slección obligatoria y no puede aparecer preseleccionada por defecto.
Recomendamos que se utilice Forms Microsoft 365. Se puede consultar un documento breve sobre la implementación de lo explicado en el documento siguiente: Guía Forms Microsoft 365.
Al crear un boletín informativo, se debe tener en cuenta que solo se pueden recopilar los datos estrictamente necesarios para alcanzar este objetivo (en términos generales, nombre, apellidos y dirección de correo electrónico).
Además, se debe proporcionar el derecho a la información sobre el tratamiento de los datos personales y obtener el consentimiento de las personas interesadas. Por lo tanto, antes de clicar del botón para enviar el formulario, se ha de incluir el contenido del documento Información resumida. Asimismo, se tiene que descargar el documento Información detallada, modificarlo siguiendo las indicaciones que constan y subirlo al mismo servidor que la web o al OneDrive. Una vez hecho lo anterior, has de enlazarlo a la información resumida. En ningún caso se puede enlazar directamente a los enlaces anteriores.
Se debe enviar el boletín de información siempre en copia oculta, ya que si no se puede vulnerar el principio de confidencialidad.
Cabe destacar que se ha de dar siempre la posibildad de darse de baja del boeltín de información de una forma sencilla y en cualquier momento. Por ejemplo, indicando que se puede enviar un mensaje de correo electrónico con la palabra baja a una dirección de correo concreta.
En la organización de una ceremonia de graduación habitualmente es necesario recopilar datos personales de diferentes colectivos (de los estudiantes que se gradúan y que asisten al acto, de sus acompañantes, y los profesores u otro personal de la Universidad que intervenga). Además, se pueden tratar diferentes tipos de datos, como el nombre y los apellidos, los datos relativos a la enseñanza cursada, la imagen y la voz.
Para cumplir con las principales obligaciones previstas en la normativa de protección de datos (principio de minimización, principio de limitación del período de conservación, informar a estas personas sobre el tratamiento de sus datos personales y obtener su consentimiento cuando sea necesario, o formalizar los acuerdos del encargo pertinentes sobre el tratamiento), se puede consultar la Nota sobre la gestión de los actos de graduación i la grabación de fotografías y videos.
Aclaración: en relación con las personas que actúan en virtud de su cargo público (decanos, secretarios, etc.), no es necesario obtener su consentimiento, ya que están exentos por el artículo 8.2 de la Ley Orgánica 1/1982, de 5 de mayo, sobre Protección Civil del Derecho al Honor, a la Intimidad Personal y Familiar y a la Propia Imagen. En cambio, sí debe obtenerse el consentimiento del profesorado padrino de una promoción.
En la organización de una jornada o actividad análoga, habitualment es necesario recoger datos personales de diferentes colectivos (ponentes y moderadores o asistentes). Además, se puede decidir también hacer fotografías o grabar la jornada o activitat análoga e, incluso, retransmitirla.
Para cumplir las obligaciones que establece la normativa de protección datos personales de informar a las personas afectadas y obtener el consentimiento cuando sea necesario, se debe seguir lo que establece la Instrucción 1/2025, de 12 de marzo, de la Secretaría General, sobre la manera de gestionar y/o retransmitir jornadas o actividades análogas y hacer fotografías y/o grabaciones , y la Guía sobre la manera de gestionar y/o retransmitir jornadas o actividades análogas y hacer fotografías y/o grabaciones, que va acompañada de un conjunto de documentos modelo.
Aclaración: en relación con las personas que actúan en virtud de su cargo público (decanos, secretarios, etc.), no es necesario obtener su consentimiento, ya que están exentos por el artículo 8.2 de la Ley Orgánica 1/1982, de 5 de mayo, sobre Protección Civil del Derecho al Honor, a la Intimidad Personal y Familiar y a la Propia Imagen. En cambio, sí debe obtenerse el consentimiento de las personanas ponentes.
Las acciones indicadas en la Instrucción 1/2025 no se aplican a las jornadas o actos que organiza un tercero en les instalaciones de la Universidad de Barcelona. En estos, quien alquila u ocupa el espcio, si decide hacer fotografías o grabar, se convierte en responsable del tratamiento de los datos personales y, por tanto, ha de ser este tercero quien cumpla con las obligaciones de la normativa de protección de datos personales (entre otros, informar y obtener el consentimiento, cuando sea necesario, de las personas afectadas).
La mencionada Instrucción tampoco es aplicable a las grabaciones que es hacen con otras finalidades y, en concreto, a las grabaciones con finalidades académicas que se hacen en el marco de la docencia impartida en las enseñanzas a la Universidad de Barcelona.