A l'hora de publicar un formulari de contacte, has de tenir present que només es poden recollir les dades estrictament necessàries (nom i cognoms i correu electrònic). En cap cas, es poden recollir dades personals com DNI o lloc de residència, excepte que estigui justificada la seva necessitat.
Abans del botó per enviar el formulari has d'incloure el contingut del document Informació resumida. Així mateix, has de descarregar el document Informació detallada i penjar-lo al mateix servidor que el web o al OneDrive. Un cop fet l'anterior, has d'enllaçar-lo a la informació resumida. En cap cas pots enllaçar directament els enllaços anteriors.
És rellevant destacar que la casella que s'indica en el document Informació resumida ha de ser de marcatge obligatori i no pot aparèixer preseleccionada per defecte.
Et recomanem que utilitzis Forms Microsoft 365. Pots consultar un document breu sobre la implementació del que t'hem explicat en el document següent: Guia Forms Microsoft 365.
A l'hora de crear un butlletí d'informació, has de tenir present que només es poden recollir les dades estrictament necessàries per assolir aquesta finalitat (en termes generals, el nom i cognoms i el correu electrònic).
A més, s'ha de proporcionar el dret d'informació relatiu al tractament de dades personals i obtenir el consentiment de les persones interessades. Per això, abans del botó per enviar el formulari has d'incloure el contingut del document Informació resumida. Així mateix, has de descarregar el document Informació detallada, modificar-lo seguint les indicacions que hi consten i penjar-lo al mateix servidor que el web o al OneDrive. Un cop hagis fet l'anterior, has d'enllaçar-lo a la informació resumida. En cap cas el pots enllaçar directament als enllaços anteriors.
Has d'enviar el butlletí d'informació sempre amb còpia oculta, ja que si no es pot cometre una vulneració del principi de confidencialitat.
Cal destacar que s'ha de donar sempre la possibilitat de donar-se de baixa del butlletí d'informació d'una manera senzilla i en qualsevol moment. Per exemple, indicant que es pot enviar un missatge de correu electrònic amb la paraula baixa a una adreça de correu concreta.
En l'organització d'un acte de graduació d'un ensenyament habitualment és necessari recollir dades personals de diferents col·lectius (dels estudiants que es graduïn i que assisteixin a l'acte, dels seus acompanyants, i dels professors o altre personal de la Universitat que hi intervingui). A més, es poden tractar diferents tipus de dades com el nom i cognoms, dades relatives a l'ensenyament cursat, la imatge i la veu.
Per complir les obligacions principals previstes en la normativa de protecció de dades (principi de minimització, principi de limitació del termini de conservació, informar aquestes persones sobre el tractament de les seves dades personals i obtenir-ne el consentiment quan sigui necessari o formalitzar els acords d'encàrrec del tractament corresponents), pots consultar la Nota sobre la gestió dels actes de graduació i l'enregistrament de fotografies i vídeos.
Aclariment: en relació amb les persones que intervinguin per raó del seu càrrec públic (degans, secretaris, etc.), no cal obtenir-ne el consentiment atès que està exempt per l’article 8.2 de la Llei orgànica 1/1982, de 5 de maig, sobre protecció civil del dret a l’honor, a la intimitat personal i familiar, i a la pròpia imatge. En canvi, sí que cal obtenir el consentiment del professorat padrí d’una promoció.
En l'organització d'una jornada o activitat anàloga habitualment és necessari recollir dades personals de diferents col·lectius (ponents i moderadors o assistents). A més, es pot decidir també fer fotografies o enregistrar la jornada o activitat anàloga i, fins i tot, retransmetre-la.
Per complir les obligacions que estableix la normativa de protecció dades personals d’informar a les persones afectades i d’obtenir el seu consentiment quan sigui necessari, cal seguir el que estableix la Instrucció 1/2025, de 12 de març, de la Secretaria General, sobre la manera de gestionar i/o retransmetre jornades o activitats anàlogues i fer-hi fotografies i/o enregistraments, i la Guia sobre la manera de gestionar i/o retransmetre jornades o activitats anàlogues i fer-hi fotografies i/o enregistraments, la qual ve acompanyada d’un conjunt de documents model.
Aclariment: en relació amb les persones que intervinguin per raó del seu càrrec públic (degans, secretaris, etc.), no cal obtenir-ne el consentiment atès que està exempt per l’article 8.2 de la Llei orgànica 1/1982, de 5 de maig, sobre protecció civil del dret a l’honor, a la intimitat personal i familiar, i a la pròpia imatge. En canvi, sí que cal obtenir el consentiment de les persones ponents.